Kostensenkungen in der Lagerhaltung sind eine vielschichtige Angelegenheit – speziell in Krisenzeiten. Zum einen bildet das Lager den Dreh- und Angelpunkt für alle unternehmerischen Aktivitäten – etwas „nicht auf Lager“ zu haben ist daher auch immer ein unmissverständlicher Ausdruck von einem weitreichenden Mangel. Zum anderen führt Lagerhaltung direkt niemals zu einem Gewinn (es sei denn, dass Lagern selbst ist das Geschäftsmodell, um das sich alles dreht) und ist immer mit Kosten verbunden. Dabei greift grundsätzlich die Faustregel, dass ein höherer Lagerbestand gleichzusetzen ist mit höheren Lagerkosten. Beide Faktoren äußern sich in:
Mit einer optimierten Lagerverwaltung und transparenten Lagerkennzahlen beziehungsweise Lagerkennziffern können dabei:
Dabei ist zu beachten: Neben den offensichtlichen Ausgaben gibt es auch versteckte Kostenpositionen, die für eine gewissenhafte Kalkulation erfasst werden müssen.
Kosten der Lagerhaltung sind in vielen Betrieben eine unvermeidbare Kostensparte, die mit der Menge der gelagerten Waren in direkter Verbindung steht. Sie bestehen aus:
Um Lagerkosten dauerhaft und nachhaltig zu senken, kommt es darauf an, zur richtigen Zeit die richtigen Werkzeuge an der richtigen Stelle anzusetzen.
Schritt 1: Ermitteln Sie den Ist-Zustand
Um die Frage „Wo stehen wir?“ vollumfänglich zu beantworten und somit den Ist-Zustand exakt zu definieren, steht die Ermittlung des Lagerbestandes und der damit verbundenen Kapitalbindungskosten an Platz 1 der zu ergreifenden Maßnahmen. Dazu gehört klassischerweise zum Beispiel der Einsatz eines ERP-Systems oder auch Warenwirtschaftsprogramms. Zuallererst werden somit also die aktuellen Bestände erfasst (hierfür ist natürlich die Nutzung der Werte der letzten Inventur ideal). Neben der rein mengenmäßigen Erfassung muss jedoch auch die monetäre Bewertung des Gesamtbestandes erfolgen. Mit einem ERP-System sind Sie dabei immer auf dem aktuellen Stand und erhalten die erforderlichen Werte praktisch auf Knopfdruck.
Schritt 2: Bewerten Sie Ihre Lagerkosten
Anhand Ihrer Preis-/Lieferantenrechnungen definieren Sie das eingekaufte Material beziehungsweise die Einkaufspreise für jedes vorhandene Stück und anhand Ihrer Selbstkostenkalkulation definieren Sie die Werte für fertige beziehungsweise halbfertige Erzeugnisse. Daraus ergibt sich der Datensatz um ihre Lagerkosten, ihren Lagerkostensatz und ihre Lagerintensität zu ermitteln.
Schritt 3: Interpretieren Sie die gewonnen Daten
Anhand des Datensatzes stellen Sie fest, ob die Zahlen Ihre bisherige Kalkulation über- oder unterschreiten und ob die Zahlen dem Branchendurchschnitt entsprechen. Wenn die von Ihnen ermittelten Zahlen beide genannten Parameter übersteigen, ist das ein klares Signal um in puncto Lagerkosten zu handeln.
Schritt 4: Handeln Sie entschlossen
Lösen Sie sich von Lagerhütern und Altlasten – so gewinnen Sie den dringend notwendigen Überblick und können sich direkt der Optimierung Ihres Lagers widmen. Idealerweise verfügen Sie dabei über eine Lagerverwaltungssoftware beziehungsweise ein Warehouse Management System. Damit sind Sie im Handumdrehen in der Lage, Güter zu identifizieren, die schon ewig im Lager vor sich hinschlummern oder deren Haltbarkeitsdatum zum Beispiel schon lange abgelaufen ist. Die Möglichkeiten zur Lagerbereinigung reichen dabei von der Sonderabschreibung im Rahmen einer Verschrottung bis hin zur Verwertung in der eigenen Produktion, der Rücksendung an Lieferanten oder auch einer Sonderabverkaufsaktion.
Schritt 5: Führen Sie eine ABC-Analyse durch
Mit einer ABC-Analyse optimieren Sie Ihre bedarfsgerechte Bestandsführung. Damit stellen Sie sicher, dass ständig benötigte Waren beziehungsweise Produkte oder Güter jederzeit verfügbar sind und dies nicht – erneut?! – zu hohen, kapitalintensiven Beständen führt.
Schritt 6: Verbessern Sie Ihre Bestellprozesse
Jede Bestellung und jede Lieferung verursacht Kosten in den unterschiedlichsten Bereichen im Unternehmen. Das Ziel bei der Verbesserung der notwendigen Prozesse ist dabei, die optimale Bestellmenge zu eruieren. Damit senken Sie die entstehenden Prozesskosten, die sowohl im Wareneingang als auch im Einkauf entstehen. Wenn Sie ein ERP-System einsetzen, können Sie hier die ermittelten Losgrößen hinterlegen und so die zukünftigen Prozesse einfacher und kostengünstiger gestalten.
Schritt 7: Sparen Sie Versicherungskosten ein
Vor dem Hintergrund eines zum Beispiel sehr guten Brandschutzes bei konstant geringerem Lagerwert und Lagerbestand kann sich die Überprüfung der Konditionen und Berechnungsgrundlagen schnell lohnen; da die Prämiensätze oftmals pauschal mit einem Durchschnittswert – zum Beispiel für Materialarten oder unter Berücksichtigung des Lagerwertes oder der Lagerdauer – berechnet werden.
Schritt 8: Verringern Sie Ihr Lagerrisiko
Auf die Bestandsoptimierung folgt die Risikominimierung bezüglich Gütern, die den Risiken Diebstahl, Schwund oder Verderben ausgesetzt sind. Damit Sie diese Risiken stets im Auge behalten, empfiehlt sich in puncto Haltbarkeit zum Beispiel der Einsatz eines Lagerverwaltungssystems beziehungsweise Warehouse Management Systems. Hierbei können Sie die maximale Lagerdauer festlegen und somit leicht kontrollieren. Bei der Maßnahmenplanung gegen Diebstahl empfiehlt es sich, in die Ermittlung der optimalen Lagermenge eine kalkulatorische Risikoprämie einzuberechnen.
Schritt 9: Optimieren Sie Ihre Einkaufskonditionen
Überprüfen und analysieren Sie regelmäßig die Konditionen bei Ihren Lieferanten. Fragen Sie nach Sonderkonditionen, Einstandspreisen oder ziehen Sie zum Beispiel auch Rahmenverträge in Betracht. Die haben neben allen kalkulatorischen Vorteilen auch noch den psychologisch wertvollen Effekt, dass sie das Band der Zusammenarbeit stärken, was sich grundsätzlich wiederum immer positiv auf die Verhandlungsbereitschaft hinsichtlich Terminen und Beständen auswirkt.
Schritt 10: Optimieren Sie Ihre Lagerspiele permanent
Regale, Flurförderzeuge, Transportwege, Laufwege, Kommissionierhilfen … die Liste der Optimierungsmöglichkeiten ist lang – sehr lang. Betrachten Sie die Optimierung daher als einen kontinuierlichen Prozess und nicht als ein Projekt mit einem definierten Ende. Strukturen zu erkennen und Standards zu setzen helfen Ihnen dabei, bislang unentdeckte Kosteneinsparungspotentiale zu erkennen und zu nutzen. Nicht nur in Krisenzeiten.